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La gestion électronique des documents internes
21.10.2021

Le 20 octobre, la Chambre de commerce et d’industrie franco-russe (CCI France Russie) et la société Infologistics ont organisé conjointement un petit-déjeuner d’affaires dédié à la gestion électronique des documents internes. Les représentants d’Infologistics ont parlé des possibilités et de l’intérêt de la gestion électronique des documents au sein de l’entreprise, ainsi que des exigences légales, et le centre de service SOK a présenté un cas pratique. 

La gestion électronique interne des documents diffère considérablement de la gestion externe, car elle nécessite une personnalisation tenant compte des processus métier de l’entreprise. Pour donner une valeur juridique au document, il convient d’utiliser une signature électronique. 

Les aspects juridiques des trois types de signatures électroniques ont été expliqués par Dmitri Rybalov, directeur technique d’Infologistics. « Bien que le gouvernement essaie de simplifier l’utilisation de la signature électronique améliorée, ce ne sera jamais un schéma simple, il sera associé à des inconvénients », a-t-il déclaré. Cependant, Dmitri est persuadé que la signature de documents et la création d’une signature électronique deviendront beaucoup plus faciles, et que le problème doit être résolu individuellement en raison des différentes exigences à l’égard des documents, ainsi que des particularités des entreprises.  

L’utilisation d’une signature électronique avancée entre dans une nouvelle phase de développement en Russie, notamment pour les documents à « d’importance réduite ». La signature électronique avancée est plus pratique et accessible, bien qu’elle ne soit pas universelle, notamment en raison de l’ambiguïté des exigences législatives. 

Dans la nouvelle rédaction de la loi 63-FZ (qui entrera en vigueur à partir du 1er janvier 2022), une modification importante est apportée, qui légalise totalement le schéma de création d’un certificat de vérification de la signature électronique avancée basé sur les données de confirmation d’identité à l’aide du Système unifié d’identification et d’authentification. « Cela évite d’avoir à confirmer personnellement son identité et d’avoir à signer un certificat de vérification de la clé de signature », a expliqué Dmitri.  

 Parmi les perspectives de développement de la GED, il y a l’émergence de nouvelles plateformes pour la création de documents dotés d’une valeur juridique, y compris avec la participation de l’État, et l’élargissement de la gamme de documents à signer.  

Lors du passage à la gestion électronique interne des documents, il est important d’évaluer la faisabilité et l’effet économique. Sergueï Tretiakov, directeur du développement commercial d’Infologistics, a présenté les tendances russes: la numérisation active de la part de l’État et les conditions préalables à la création de modèles hybrides de gestion de documents et de stockage d’informations. Il a noté qu’« il est souvent impossible d’introduire la GED sur la base des systèmes de gestion des documents existants ». Selon Sergueï, deux solutions se présentent : « créer l’infrastructure soi-même en investissant plusieurs millions, ou utiliser une solution déjà prête à l’emploi ». 

« Selon le Service fédéral des impôts, le coût d’un document papier est de 227 RUB par cycle de vie, alors que celui d’un document électronique est de 38 RUB », a souligné Sergueï pour illustrer la nécessité de la transition. Il recommande de désigner « un leader qui s’intéresse à ce projet », de veiller à la conformité de la décision à la législation russe, SLA et aux caractéristiques du support. 

Tatiana Belonogova, directrice financière adjointe de SOK Service Center, a présenté un cas pratique et parlé du transfert des documents de caisse de la chaîne de magasins Prisma au format électronique. Lors de la mise en œuvre de la solution, ont été pris en compte les exigences de la législation finlandaise, l’intégration de DocuForce (projet Infologistics) avec le système comptable Navision et les investissements relativement faibles. Le résultat du projet, selon Tatiana, est positif, mais avec quelques réserves: le suivi des transferts / licenciements des employés et la perte de la signature électronique qualifiée sur les jetons d’authentification.   

 « L’étape suivante du transfert au format électronique, ce sont les états d’acompte, la documentation interne sur les immobilisations et la GED RH », a déclaré Tatiana.  

 La Chambre de commerce et d’industrie franco-russe remercie les intervenants et les personnes présentes au petit-déjeuner d’affaires pour leur participation active à l’événement. 

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